La digitalizzazione è, come abbiamo raccontato altre volte, sempre più un imperativo per le utility: soltanto attraverso un investimento nelle moderne tecnologie digitali diventa possibile ottimizzare i costi, integrare le fonti rinnovabili, abilitare le Smart Grid e impostare un rapporto di tipo diverso con i propri utenti. Lo dimostra il caso di Sorgenia che sta puntando a una vera e propria dematerializzazione totale delle proprie attività, come raccontato da Marco Liotta, ICT Technical Manager di Sorgenia. In particolare, uno dei progetti più recenti ha riguardato l’implementazione di una piattaforma di document management con firma elettronica e conservazione sostitutiva. Questa soluzione ha permesso all’area vendite B2B di Sorgenia di rivoluzionare i flussi documentali attivi tra la sede e le agenzie dislocate sul territorio. «Prima che il progetto andasse live, il processo di comunicazione con le agenzie di consulenti che supportano l’area B2B era basato sull’utilizzo della carta – ricorda il manager di Sorgenia – Per qualsiasi attività formale si usavano le classiche raccomandate, vidimate con la firma autografa a mano. Dai conferimenti di mandato alle interruzioni di servizio, passando per le pratiche relative ai pagamenti, tutto veniva gestito in maniera tradizionale».
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Un progetto a rapida implementazione
Il progetto, realizzato anche in un’ottica di sostenibilità ambientale, è stato realizzato grazie a una fruttuosa collaborazione con Intesa, società del gruppo IBM specializzata nelle soluzioni di digitalizzazione dedicate al mondo del business. L’iniziativa si è basata su tre punti cardine: la dematerializzazione del processo di comunicazione, la firma elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti. L’intera implementazione è stata piuttosto rapida, durata meno di due mesi. Anche l’accoglienza da parte degli utenti è stata molto positiva: il progetto ha richiesto soltanto un minimo di setup e di una serie di iniziative di education per permettere agli utenti di familiarizzare con le nuove procedure.
«La digitalizzazione semplifica, è vero, ma solo se è introdotta correttamente nell’operatività di tutti i giorni. E per questo non bisogna sottovalutare le esigenze di ciascun stakeholder» – precisa l’ICT Technical Manager di Sorgenia. «Nel nostro caso, per esempio, abbiamo previsto che per abilitare le funzionalità di firma elettronica si dovesse passare attraverso un oggetto in grado di ricevere una One Time Password e, per ovvi motivi, è stato scelto lo smartphone. Si trattava di un passaggio che prima non esisteva e dunque, ad esempio, è stato necessario configurare i numeri di telefono autorizzati a ricevere la OTP. Un’operazione semplice, ma per la quale non abbiamo lasciato nulla al caso».
I benefici della dematerializzazione
I vantaggi dell’operazione sono stati numerosi: sostanzialmente, accorpando in un unico hub tutta la documentazione, la piattaforma di document management sviluppata insieme a Intesa ha reso possibile la riduzione di una serie di attività che non portavano valore aggiunto, semplificando le operazioni di data entry e quindi riducendone gli errori. Il risultato finale è che il personale non deve più dedicarsi su operazioni ripetitive e a basso valore ma può concentrarsi sulle attività a maggior valore.
L’intero ecosistema delle agenzie partner di Sorgenia ha così sperimentato un sensibile miglioramento rispetto alla governance e all’efficienza operativa, senza considerare la convenienza economica: facendo a meno del supporto cartaceo, la spesa si è ridotta drasticamente. «La digitalizzazione della divisione B2B ha ridotto in maniera importante l’impronta ambientale delle sue attività. Non abbiamo ancora effettuato misurazioni dettagliate, ma abbiamo senz’altro toccato con mano il modo in cui si sono alleggerite sia la catena di approvvigionamento, sia la quantità di spedizioni di oggetti fisici. Il più grande vantaggio che abbiamo ottenuto rimane però la reattività dell’organizzazione. Grazie al sistema di notifiche della nuova piattaforma di document management, i partner possono collegarsi al flusso documentale in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo e consentire ai processi approvativi di avanzare con maggiore velocità e flessibilità».
